Politique de Confidentialité

Objet de cette politique

Cette politique explique quelles données personnelles ONIQ Software collecte, pourquoi, sur quelle base légale, combien de temps elle les conserve, à qui elle les transmet et comment vous pouvez exercer vos droits. Elle concerne le site oniq.online, les espaces client et partenaire, nos outils internes de gestion commerciale (CRM) et nos actions de prospection auprès des professionnels.

ONIQ Software conçoit, développe et maintient des logiciels de gestion sur mesure (logiciels métier, CRM, ERP, applications) pour les TPE et PME de tous secteurs. Elle édite également des modules logiciels, dont certains intègrent des fonctions d'intelligence artificielle (par exemple OniMetri pour le métré ou BatiManager pour la gestion de chantier).

Elle est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Informatique et Libertés ».

Responsable du traitement

• ONIQ Software, société par actions simplifiée (SAS) au capital de 500 €
• SIREN 103 508 263 — RCS de Romans — SIRET (siège) 103 508 263 00011
• Siège social : 18 rue des Coteaux, 26740 Marsanne, France
• Représentée par Ruben Hammarlebiod, Président

ONIQ Software n'a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO) auprès de la CNIL. Les questions relatives à vos données sont traitées par un référent protection des données, joignable à l'adresse dpo@oniq.online.

Les traitements que nous réalisons

1. Demandes de maquette, de chiffrage et de contact envoyées depuis le site

• Données : nom, prénom, société, adresse électronique, téléphone, description du besoin et informations de projet que vous indiquez (budget, délais, nombre d'utilisateurs…), page d'origine et, si vous arrivez depuis une annonce, l'identifiant technique du clic publicitaire.
• Précision : dans le formulaire « Demander ma maquette », vos coordonnées sont enregistrées dès l'étape où vous les saisissez, même si vous ne terminez pas le formulaire, afin que nous puissions vous recontacter au sujet de votre projet.
• Finalités : répondre à votre demande, préparer une maquette ou un chiffrage, vous recontacter.
• Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD) et intérêt légitime d'ONIQ Software à donner suite aux demandes reçues (article 6.1.f).
• Durée : trois ans à compter du dernier contact si la demande n'aboutit pas à un contrat.

2. Clients : devis, contrats, facturation, espace client, maintenance et support

• Données : identité et coordonnées des interlocuteurs, informations sur l'entreprise, devis, contrats, factures, historique des paiements, échanges et demandes de support, identifiants de connexion à l'espace client.
• Base légale : exécution du contrat (article 6.1.b) et respect de nos obligations légales, notamment comptables et fiscales (article 6.1.c).
• Durée : pendant toute la durée du contrat, puis archivage pendant la durée des prescriptions légales (en principe cinq ans à compter de la fin de la relation). Les factures et pièces comptables sont conservées dix ans à compter de la clôture de l'exercice (article L. 123-22 du Code de commerce).

3. Espace partenaire (apporteurs d'affaires)

• Données : identité et coordonnées du partenaire, identifiants de connexion, affaires transmises, suivi et paiement des commissions.
• Base légale : exécution du contrat de partenariat (article 6.1.b) et obligations légales comptables (article 6.1.c).
• Durée : durée du partenariat, puis cinq ans ; pièces comptables dix ans.
• Personnes recommandées par un partenaire : le partenaire doit les avoir prévenues. ONIQ Software les informe lors du premier contact et traite leurs coordonnées sur la base de son intérêt légitime (article 6.1.f), pendant trois ans à compter du dernier contact si aucun contrat n'est conclu.

4. Gestion de la relation commerciale (CRM)

• Données : coordonnées professionnelles, historique des échanges (appels, emails, rendez-vous), notes commerciales, étape d'avancement du dossier.
• Base légale : intérêt légitime d'ONIQ Software à suivre ses relations commerciales (article 6.1.f), ou exécution du contrat pour les clients.
• Durée : celle de la catégorie de la personne (prospect, demandeur, client ou partenaire) indiquée dans cette politique.

5. Prospection commerciale auprès des professionnels (B2B)

• Données : nom, prénom, fonction, adresse électronique et téléphone professionnels, informations sur l'entreprise (raison sociale, SIREN, activité, adresse, site internet), historique des messages envoyés et des réponses.
• Source des données : annuaires professionnels publics (notamment l'annuaire des entreprises de l'État issu du répertoire SIRENE et les fiches publiques d'établissements), sites internet des entreprises (mentions légales, pages de contact) et, le cas échéant, bases de données d'entreprises ou plateformes de mise en relation entre professionnels.
• Finalité : vous présenter, par email ou par téléphone, des services en rapport avec votre activité professionnelle.
• Base légale : intérêt légitime d'ONIQ Software à faire connaître ses services aux professionnels (article 6.1.f du RGPD), dans le cadre prévu pour la prospection entre professionnels par l'article L. 34-5 du Code des postes et des communications électroniques. Cette prospection ne repose pas sur votre consentement.
• Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment, gratuitement et sans avoir à vous justifier, à recevoir nos messages, en cliquant sur le lien de désinscription présent dans nos emails, en répondant « STOP » ou en écrivant à contact@oniq.online. Votre adresse est alors inscrite dans une liste d'opposition, conservée uniquement pour garantir que vous ne serez plus sollicité.
• Durée : trois ans à compter du dernier contact. La liste d'opposition est conservée aussi longtemps que nécessaire pour respecter votre choix.

6. Mesure d'audience et mesure publicitaire

• Google Ads (Google Ireland Limited) et Microsoft Clarity (Microsoft) : uniquement avec votre accord, recueilli par le bandeau cookies. Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD et article 82 de la loi Informatique et Libertés).
• Compteur interne de visiteurs : un jeton aléatoire propre à l'onglet, la page consultée et le site de provenance servent à afficher le nombre de visiteurs présents. Aucun outil tiers n'est utilisé pour cette mesure. Base légale : intérêt légitime (mesure d'audience exemptée de consentement).
• Durées : votre choix de cookies est mémorisé six mois ; les cookies soumis à consentement ont une durée de vie de treize mois au maximum ; les données du compteur interne sont conservées treize mois au maximum. Le détail figure dans la politique cookies.

7. Logiciels ONIQ utilisés par nos clients

• Lorsque nos clients enregistrent dans les logiciels ONIQ des données concernant leurs propres clients, salariés, fournisseurs ou prospects, ils sont responsables de ces traitements. ONIQ Software agit alors en qualité de sous-traitant : elle traite ces données uniquement sur instruction du client et pour les besoins du service. ONIQ Software s'engage à formaliser avec chaque client concerné un accord de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.
• Certains modules proposent une lecture automatique de documents (factures, plans…). Les documents concernés sont alors transmis à un fournisseur d'intelligence artificielle (voir la liste des sous-traitants ci-dessous), uniquement pour produire le résultat demandé. ONIQ Software n'utilise pas ces documents pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
• Les personnes dont les données figurent dans ces logiciels exercent leurs droits auprès du client concerné ; nous transmettons à ce client toute demande qui nous parviendrait.

8. Candidatures

• Données : CV, lettre de motivation et échanges. Base légale : mesures précontractuelles (article 6.1.b). Durée : deux ans à compter du dernier contact, sauf opposition du candidat.

Nous ne collectons pas volontairement de données dites « sensibles » au sens de l'article 9 du RGPD ; merci de ne pas en communiquer dans les champs libres. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé.

Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles aux seules personnes d'ONIQ Software qui en ont besoin pour leurs missions. Elles ne sont ni vendues ni louées.

Nous faisons appel aux prestataires suivants, qui traitent des données pour notre compte :

• Vercel Inc. (États-Unis) : hébergement du site oniq.online ;
• Supabase Inc. (États-Unis) : base de données, comptes des espaces client et partenaire, fichiers et fonctions serveur ;
• Resend (États-Unis) et Brevo (France) : envoi des emails ;
• OVHcloud (France) : boîtes de messagerie utilisées pour certains envois commerciaux ;
• Stripe Payments Europe Ltd (Irlande) : paiements en ligne ; ONIQ Software ne reçoit ni ne conserve vos numéros de carte ;
• Google Ireland Limited (Irlande) : mesure publicitaire Google Ads (avec votre accord) et recherche d'informations publiques sur les entreprises ;
• Microsoft (Microsoft Clarity) : mesure d'audience et analyse de la navigation (avec votre accord) ;
• Mistral AI (France) et, pour certaines fonctions d'analyse d'images, Anthropic PBC (États-Unis) : fournisseurs d'intelligence artificielle utilisés par certains modules ;
• Calendly LLC (États-Unis) : prise de rendez-vous, lorsque vous choisissez cette option.

Certaines pages chargent aussi des polices d'écriture (Google Fonts) et des bibliothèques techniques depuis des services de diffusion de contenu (cdnjs, jsDelivr, unpkg) : ces services reçoivent l'adresse IP de votre navigateur.

Nous pouvons enfin communiquer des données aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'impose.

Transferts hors de l'Union européenne

Plusieurs de nos prestataires sont établis aux États-Unis ou peuvent y accéder aux données (support, maintenance). Ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) lorsque le prestataire y adhère, ou à défaut par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Vous pouvez obtenir des informations sur ces garanties en écrivant à dpo@oniq.online.

Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures adaptées pour protéger vos données : connexions chiffrées (HTTPS), accès aux espaces réservés par comptes individuels, mots de passe gérés par notre prestataire d'authentification et jamais conservés en clair, règles d'accès au niveau de la base de données, clés secrètes conservées côté serveur. La page Sécurité décrit ce qui est en place et ce qui est en cours d'amélioration.

En cas de violation de données présentant un risque pour vos droits, nous la notifierons à la CNIL dans les conditions prévues par le RGPD et, si le risque est élevé, nous vous en informerons.

Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• droit d'accès : savoir si nous traitons des données vous concernant et en obtenir une copie ;
• droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l'effacement : obtenir la suppression de vos données, sauf lorsque la loi nous impose de les conserver (par exemple les factures) ;
• droit d'opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation, et à tout moment, sans motif, à la prospection commerciale ;
• droit à la limitation : demander le gel temporaire de l'utilisation de certaines données ;
• droit à la portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci (par exemple les cookies de mesure) ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Exercer vos droits

Écrivez à notre référent protection des données :

• par email : dpo@oniq.online ;
• par courrier : ONIQ Software, référent protection des données, 18 rue des Coteaux, 26740 Marsanne, France.

Nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande, prolongeable de deux mois si la demande est complexe (vous en serez alors informé). Une pièce d'identité ne vous sera demandée qu'en cas de doute raisonnable sur votre identité. L'exercice de vos droits est gratuit.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

Cookies et traceurs

Les traceurs de mesure publicitaire (Google Ads) et d'analyse de la navigation (Microsoft Clarity) ne sont activés qu'après votre accord. Votre choix est mémorisé six mois et vous pouvez le modifier à tout moment grâce au lien « Gérer mes cookies » en bas de la page d'accueil. La liste des traceurs utilisés figure dans la politique cookies.

Modifications de cette politique

Cette politique peut évoluer, notamment en cas de nouveau traitement ou de changement de prestataire. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour.

Autres contacts : contact@oniq.online (questions générales), legal@oniq.online (questions juridiques), partenariat@oniq.online (partenariats), carrieres@oniq.online (recrutement).